Managing Executive Assistant (all genders)
- Du führst und entwickelst das Assistenz- bzw. Office-Operations-Team und sorgst für effiziente, professionelle und serviceorientierte Abläufe.
- Als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung koordinierst du strategische und operative Themen, priorisierst Aufgaben, bereitest Entscheidungen vor und stellst deren Umsetzung sicher.
- Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Projekten, Sonderthemen und organisatorischen Fragestellungen und übernimmst eigenverantwortlich ausgewählte Aufgaben.
- Gemeinsam mit deinem Team verantwortest du die Organisation von Meetings, Workshops, Dienstreisen und internen Veranstaltungen.
- Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern und treibst die kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse voran.
- Darüber hinaus führst du perspektivisch das Einkaufsteam und stellst gemeinsam mit den Kolleg:innen effiziente und verlässliche Abläufe sicher.
- Du unterstützt die Einhaltung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsanforderungen am Standort und arbeitest dabei eng mit den zuständigen Ansprechpartner:innen zusammen.
- Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Executive Assistant-Funktion.
- Erfahrung in der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen oder Senior Executives.
- Führungserfahrung sowie Freude daran, Teams zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
- Hohe Eigeninitiative, professionelles Auftreten und unternehmerisches Denken.
- Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Priorisierungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung.
- Souveräner und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Erfahrung in der Optimierung administrativer und organisatorischer Prozesse.
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine hohe digitale Affinität.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
* Eine sinnstiftende Tätigkeit "Deutschland gemeinsam ein Stück sicherer machen" und einen krisensicheren Arbeitsplatz * Kultur der offenen Türen und du-Kultur sowie reichlich Weiterbildungsmöglichkeiten * Eine teamorientierte und wertschätzende Firmenkultur, wo du deine Kompetenzen und Persönlichkeit im Rahmen von anspruchsvollen Projekten einbringen kannst * Herausforderungen und Freiräume für die persönliche und fachliche Weiterbildung * Flexible Gestaltung deiner Arbeitszeit und deines Arbeitsortes, sowie Vertrauensarbeitszeit * Mentoring-Programm während des Onboardings und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten darüber hinaus * 28 Tage Urlaub sowie weitere Benefits, wie z.B. Betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club, regelmäßige Teamevents, Workshops und freie Auswahl des Betriebssystems bei deinem Arbeitslaptop
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| VERTRAUENS | HOME | MODERNES | MENTORING | AUS- UND | ||
| ARBEITSZEIT | OFFICE | IT-EQUIPMENT | PROGRAMM | WEITERBILDUNG |
* Eine sinnstiftende Tätigkeit "Deutschland gemeinsam ein Stück sicherer machen" und einen krisensicheren Arbeitsplatz * Kultur der offenen Türen und du-Kultur sowie reichlich Weiterbildungsmöglichkeiten * Eine teamorientierte und wertschätzende Firmenkultur, wo du deine Kompetenzen und Persönlichkeit im Rahmen von anspruchsvollen Projekten einbringen kannst * Herausforderungen und Freiräume für die persönliche und fachliche Weiterbildung * Flexible Gestaltung deiner Arbeitszeit und deines Arbeitsortes, sowie Vertrauensarbeitszeit * Mentoring-Programm während des Onboardings und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten darüber hinaus * 28 Tage Urlaub sowie weitere Benefits, wie z.B. Betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club, regelmäßige Teamevents, Workshops und freie Auswahl des Betriebssystems bei deinem Arbeitslaptop
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Jana Herold
HR Recruiter + Talent Manager | jana.herold@frequentis.com | Social Media Kontakt