Assistant to the CEO (all genders)
- Sie sind die „rechte Hand“ unseres CEOs in allen organisatorischen Belangen und steuern ihn behutsam, aber konsequent durch seinen Tag (Time- & Officemanagement). Dabei behalten Sie den inhaltlichen Überblick über alle aktuellen Themen.
- In dieser Rolle tragen Sie die Verantwortung in einer Schnittstellenfunktion zwischen dem CEO und internen wie externen Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene.
- Sie managen die Planung interner und externer Meetings, Videokonferenzen und alltäglicher Aktivitäten.
- Sie handeln gerne eigeninitiativ und eigenständig und übernehmen in diesem Sinne die organisatorische Abwicklung und Unterstützung bestimmter Projekte, die Organisation umfangreicher, weltweiter Reisen (Flüge, Hotel, Transfer, Visum) sowie die Koordination von Meetings (Konferenzen, Videokonferenzen, etc).
- Dazu gehören zusätzlich die Koordination, Organisation und Nachbereitung von nationalen und internationalen Stakeholder Meetings (Zielsetzung des Meetings, Agenda, Briefing, Einholen/Einrichten von Präsentationen und Unterlagen, Nachverfolgung von To-Do-Listen).
- Sie bearbeiten und priorisieren eine große Anzahl an Korrespondenzen (Briefe, Emails, Telefonate) in Deutsch und Englisch, verantworten das Reisemanagement und bearbeiten die Reisekosten- und Spesenabrechnung bei sämtlichen Dienstreisen. Sie übernehmen weitere administrative Aufgaben wie Urlaubsverwaltung, Rechnungsfreigaben etc.
- Sie stellen den professionellen und reibungslosen Arbeitsablaufs des CEOs sicher und vertreten ihn durch den Empfang von Besuchern und der Organisation von Terminen bei Messen und Firmenveranstaltungen.
- Die inhaltliche Mitarbeit und Unterstützung in einem zu definierenden Vorstandsprojekt (New Business Development, Changemanagement, interne Kommunikation etc) runden das Aufgabengebiet ab.
- Sie haben idealerweise ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium, haben gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und eine mehrjährige fundierte Erfahrung in einer Personal Assistant Rolle auf Eigentümer-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene im Bereich Sales/Marketing in einem internationalen Umfeld.
- Aufgrund Ihres ausgeprägten Organisationstalents und Ihrer analytischen Fähigkeit sind Sie in der Lage mehrere Projekte in einer komplexen, termingesteuerten Umgebung effektiv zu priorisieren und mit komplexen Meeting-Settings souverän zu jonglieren.
- Werte wie Offenheit, Professionalität, Diskretion, Loyalität und Beständigkeit sind Ihnen wichtig und Sie handeln danach. Anderen Menschen begegnen Sie immer mit Wertschätzung und Respekt. Sie können gut zuhören, sind positiv, lösungsorientiert mit hohem Maß an Motivation, sind flexibel und bereit zu lernen.
- Als eine zentrale Kommunikationsdrehschreibe im Unternehmen können Sie mit unterschiedlichen Charakteren gut umgehen und unterstützen durch Diplomatie und Beharrlichkeit den CEO bei seiner Zielerreichung.
- Sie besitzen sehr gute IT-Anwendungskenntnisse (MS, Word, Kalender, Power Point, SAP…..).
- Aufgrund unserer internationalen Ausrichtung läuft ein Großteil Ihrer Kommunikation auf Englisch, das sie schriftlich und mündlich ausgezeichnet beherrschen. Ihre Ausdrucksweise auf Deutsch ist fehlerfrei und professionell. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
Bei Frequentis zu arbeiten bedeutet, die Welt jeden Tag sicherer zu machen, langfristige Karrieremöglichkeiten und von zahlreichen Benefits zu profitieren. Dazu zählen unter anderem ein Arbeitbeitszeitmodell, das auf Vertrauen basiert, die Möglichkeit im Home Office bzw. remote zu arbeiten, die Auswahl von IT Equipment, Öffi-Ticket Kernzone Wien oder reservierter Parkplatz, Verpflegungskostenzuschuss im Office und Aufwandsersatz für Homeoffice, Möglichkeit für ein Sabbatical, ein umfassendes Onboardingprogramm und zahlreiche Programme zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung. Noch mehr Benefits finden Sie auf unsere Karrierewebsite. Was ist für Sie wichtig? Fragen Sie uns einfach und wir geben Ihnen bei einem persönlichen Kennenlernen gerne einen Überblick.
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| VERTRAUENS | BETRIEBS | HOME | MODERNES | ÖFFI TICKET / | MENTORING | AUS- UND | FITNESS |
| ARBEITSZEIT | RESTAURANT | OFFICE | IT-EQUIPMENT | PARKPLATZ | PROGRAMM | WEITERBILDUNG | & CO |
Bei Frequentis zu arbeiten bedeutet, die Welt jeden Tag sicherer zu machen, langfristige Karrieremöglichkeiten und von zahlreichen Benefits zu profitieren. Dazu zählen unter anderem ein Arbeitbeitszeitmodell, das auf Vertrauen basiert, die Möglichkeit im Home Office bzw. remote zu arbeiten, die Auswahl von IT Equipment, Öffi-Ticket Kernzone Wien oder reservierter Parkplatz, Verpflegungskostenzuschuss im Office und Aufwandsersatz für Homeoffice, Möglichkeit für ein Sabbatical, ein umfassendes Onboardingprogramm und zahlreiche Programme zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung. Noch mehr Benefits finden Sie auf unsere Karrierewebsite. Was ist für Sie wichtig? Fragen Sie uns einfach und wir geben Ihnen bei einem persönlichen Kennenlernen gerne einen Überblick.
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Martina Leitner
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