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Assistant to the CEO (all genders)

High Level Officemanagement

Wien FREQUENTIS AG Ab sofort Vollzeit

Entschuldigung! Diese Stelle ist bereits vergeben. Hier finden Sie unsere offenen Stellenangebote

Über Uns

Frequentis Group mit Headquarter in Wien ist ein internationaler Anbieter von Kommunikations- und Informationssystemen für Leitzentralen mit sicherheitskritischen Aufgaben. Weltweit vertrauen bereits über 500 Kunden in rund 150 Ländern mit mehr als 45.000 Arbeitsplätzen unserem KnowHow und langjähriger Erfahrung.

In dieser Vertrauensposition sind Sie die Visitenkarte unseres CEOs und Teil eines gut eingespielten und harmonischen 3köpfigen-Teams bestehend aus Ihnen und zwei Executive Assistants. Sie unterstützen Norbert Haslacher bei seinen Aufgaben. Dank Ihrer guten sozialen Fähigkeiten gehen Sie gerne auf andere Menschen zu und bauen sich schnell ein internes Netzwerk auf. Sie erhalten umfangreiche und exklusive Einblicke in die operative und strategische Unternehmensführung eines börsenotierten österreichischen Familienunternehmen.

Zusammengefasst bieten wir:

+ Eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit im direkten Umfeld des Topmanagements

+ Insights in die operative und strategische Unternehmensführung

+ Eine wertschätzende Firmenkultur, wo Sie als Person zählen

+ Mehrmonatiges Onboarding durch eine erfahrene Tutorin

Aufgaben

Sie sind die „rechte Hand“ unseres CEOs in allen organisatorischen Belangen und steuern ihn behutsam, aber konsequent durch seinen Tag (Time- & Officemanagement). Dabei behalten Sie den inhaltlichen Überblick über alle aktuellen Themen.
In dieser Rolle tragen Sie die Verantwortung in einer Schnittstellenfunktion zwischen dem CEO und internen wie externen Stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene.
Sie managen die Planung interner und externer Meetings, Videokonferenzen und alltäglicher Aktivitäten.
Sie handeln gerne eigeninitiativ und eigenständig und übernehmen in diesem Sinne die organisatorische Abwicklung und Unterstützung bestimmter Projekte, die Organisation umfangreicher, weltweiter Reisen (Flüge, Hotel, Transfer, Visum) sowie die Koordination von Meetings (Konferenzen, Videokonferenzen, etc).
Dazu gehören zusätzlich die Koordination, Organisation und Nachbereitung von nationalen und internationalen Stakeholder Meetings (Zielsetzung des Meetings, Agenda, Briefing, Einholen/Einrichten von Präsentationen und Unterlagen, Nachverfolgung von To-Do-Listen).
Sie bearbeiten und priorisieren eine große Anzahl an Korrespondenzen (Briefe, Emails, Telefonate) in Deutsch und Englisch, verantworten das Reisemanagement und bearbeiten die Reisekosten- und Spesenabrechnung bei sämtlichen Dienstreisen. Sie übernehmen weitere administrative Aufgaben wie Urlaubsverwaltung, Rechnungsfreigaben etc.
Sie stellen den professionellen und reibungslosen Arbeitsablaufs des CEOs sicher und vertreten ihn durch den Empfang von Besuchern und der Organisation von Terminen bei Messen und Firmenveranstaltungen.
Die inhaltliche Mitarbeit und Unterstützung in einem zu definierenden Vorstandsprojekt (New Business Development, Changemanagement, interne Kommunikation etc) runden das Aufgabengebiet ab.

Qualifikationen

Sie haben idealerweise ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium, haben gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und eine mehrjährige fundierte Erfahrung in einer Personal Assistant Rolle auf Eigentümer-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene im Bereich Sales/Marketing in einem internationalen Umfeld.
Aufgrund Ihres ausgeprägten Organisationstalents und Ihrer analytischen Fähigkeit sind Sie in der Lage mehrere Projekte in einer komplexen, termingesteuerten Umgebung effektiv zu priorisieren und mit komplexen Meeting-Settings souverän zu jonglieren.
Werte wie Offenheit, Professionalität, Diskretion, Loyalität und Beständigkeit sind Ihnen wichtig und Sie handeln danach. Anderen Menschen begegnen Sie immer mit Wertschätzung und Respekt. Sie können gut zuhören, sind positiv, lösungsorientiert mit hohem Maß an Motivation, sind flexibel und bereit zu lernen.
Als eine zentrale Kommunikationsdrehschreibe im Unternehmen können Sie mit unterschiedlichen Charakteren gut umgehen und unterstützen durch Diplomatie und Beharrlichkeit den CEO bei seiner Zielerreichung.
Sie besitzen sehr gute IT-Anwendungskenntnisse (MS, Word, Kalender, Power Point, SAP…..).
Aufgrund unserer internationalen Ausrichtung läuft ein Großteil Ihrer Kommunikation auf Englisch, das sie schriftlich und mündlich ausgezeichnet beherrschen. Ihre Ausdrucksweise auf Deutsch ist fehlerfrei und professionell. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

Unsere Werte

Rund 2.100 Frequentis MitarbeiterInnen engagieren sich mit Ihrer Innovationskraft und Technologieorientierung für eine sichere Welt. Unsere Kultur ist von Fairness und Vertrauen, gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt. Als internationales Unternehmen schätzen wir diese Vielfalt und rekrutieren unabhängig von Alter, Geschlecht, Ethnizität, sexueller Orientierung oder Religion. Wir legen Wert auf faire und gute Arbeitsbedingungen, eine optimale Work-Life-Balance und bieten all unseren MitarbeiterInnen gleiche Entwicklungsmöglichkeiten. Dabei setzen wir auf langfristige Arbeitsbeziehungen, um das wertvolle KnowHow unserer MitarbeiterInnen stabil zu halten.

Benefits

Bei Frequentis zu arbeiten bedeutet, die Welt jeden Tag sicherer zu machen, langfristige Karrieremöglichkeiten und von zahlreichen Benefits zu profitieren. Dazu zählen unter anderem ein Arbeitbeitszeitmodell, das auf Vertrauen basiert, die Möglichkeit im Home Office bzw. remote zu arbeiten, die Auswahl von IT Equipment, Öffi-Ticket Kernzone Wien oder reservierter Parkplatz, Verpflegungskostenzuschuss im Office und Aufwandsersatz für Homeoffice, Möglichkeit für ein Sabbatical, ein umfassendes Onboardingprogramm und zahlreiche Programme zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung. Noch mehr Benefits finden Sie auf unsere Karrierewebsite. Was ist für Sie wichtig? Fragen Sie uns einfach und wir geben Ihnen bei einem persönlichen Kennenlernen gerne einen Überblick.


VERTRAUENS	BETRIEBS	HOME	MODERNES	ÖFFI TICKET /	MENTORING	AUS- UND	FITNESS
ARBEITSZEIT	RESTAURANT	OFFICE	IT-EQUIPMENT	PARKPLATZ	PROGRAMM	WEITERBILDUNG	& CO

Benefits


VERTRAUENS	BETRIEBS	HOME	MODERNES	ÖFFI TICKET /	MENTORING	AUS- UND	FITNESS
ARBEITSZEIT	RESTAURANT	OFFICE	IT-EQUIPMENT	PARKPLATZ	PROGRAMM	WEITERBILDUNG	& CO

Gehalt

Bruttojahresgehalt ab
EUR 44868
Bei dieser Gehaltsangabe handelt es sich um das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis einer 38,5 Stunden-Woche. Ihr tatsächliches Jahresbrutto ergibt sich aus der marktkonformen Überzahlung in Abhängigkeit von Ihrer Berufserfahrung sowie fachlichen Qualifikation und ist Teil unseres attraktiven Gesamtpakets.

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